تعاریف :
1. اوراق زائد عبارت است از هرگونه نسخ اضافی ، مجلدات چاپی ، نشریات ، جزوات ، روزنامه ها ، مجله ها ، فرمهای متفرقه و مانند آنها که با توجه به مقررات این دستورالعمل ارزش نگهداری نداشته باشد .
2. اسناد و اوراق راکد مورد نظر در این دستورالعمل عبارت است از کلیه اسناد ، اوراق ، پرونده ، میکروفیلم ، نوار ، میکروفیش ، فیلم ، زینگ و نظایر آن که توسط واحدهای مختلف شرکت ملی نفت ایران ، شرکتهای اصلی و فرعی در جهت انجام وظایف و تکالیف قانونی و اداری تهیه ، دریافت و یا موجود بوده که مورد استفاده مستمر واحد ذیربط نمی باشد .
3. امحاء اوراق و اسناد راکد و زائد پس از تائید کمیسیون با تهیه صورتمجلس ( به نحوی که کمیسیون مقتضی بداند ) با حضور نماینده تام الاختیار شرکت / مدیریت / واحد ذیربط با توجه به کلیه جوانب و شرایط و مقررات این دستورالعمل انجام می پذیرد .
4. امحاء اوراق و اسناد و مدارک مربوط به دعاوی له و علیه شرکت ملی نفت ایران / شرکتهای اصلی و فرعی و واحدهای ذیربط آنها قبل از صدور و اجرای کامل احکام نهایی صادره از مراجع ذیصلاح تا تعیین تکلیف و تسویه حساب قطعی مجاز نمی باشد .
5. کلیه شرکتها ، مدیریتها و واحدهای مختلف تابعه شرکت ملی نفت ایران مکلف به اجرای این دستورالعمل و دستورالعمل های صادره از سوی کمیسیون میباشند .
تبصره 1 : عمراوراق و اسناد مذکور طبق جدول زمانبندی تعیین میگردد .